Job Title: Executive Assistant / Office & Operations Support
職種名：エグゼクティブアシスタント／オフィス・オペレーションサポート
Job Summary / Overview
Provide comprehensive executive and administrative support, including calendar management, travel coordination, event logistics, and office operations. This role also supports compliance-related tasks and internal coordination across teams.
役員サポートを中心に、スケジュール管理、出張手配、イベント運営、オフィス業務全般を担うポジション。コンプライアンス関連業務や社内調整も含まれる。
Key Responsibilities
Manage calendars, meeting scheduling, and room/IT bookings
Perform general administrative and office support tasks
Track meetings and events using Excel or centralized tools
Coordinate end-to-end business travel (flights, visa, hotels, transportation, agenda)
Process invoices and manage expense submissions (AMEX / Concur)
Organize meetings, including catering, materials, and logistics
Maintain internal distribution lists
Coordinate with translation vendors for marketing materials
Manage electronic filing and document organization
Liaise with compliance teams for regulatory-related meetings
Plan and support internal office events and team activities
Assist with onboarding processes and IT requests
Provide on-site support during events (including overtime if needed)
Support regulatory compliance-related tasks
主な業務内容：
スケジュール管理、会議設定、会議室・IT手配
一般事務およびオフィスサポート業務
Excel等を用いた会議・イベント管理
出張手配（航空券、ビザ、ホテル、移動、アジェンダ作成）
請求書処理および経費精算（AMEX／Concur）
会議・イベント運営（ケータリング、資料、各種手配）
社内メーリングリストの管理
翻訳会社との連携（マーケティング資料）
電子ファイルの整理・管理
コンプライアンスチームとの連携
社内イベント・チームイベントの企画運営
オンボーディングサポートおよびIT申請対応
イベント当日の現場対応（必要に応じて残業あり）
規制・コンプライアンス関連業務のサポート
Required Qualifications
Experience in executive assistant or administrative support roles
Strong organizational and multitasking skills
Experience with calendar management and travel coordination
Proficiency in Excel and office tools
Experience with expense management systems (e.g., Concur)
Strong communication skills with internal and external stakeholders
Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
応募条件：
エグゼクティブアシスタントまたは事務職の経験
高いマルチタスク能力と業務管理能力
スケジュール管理および出張手配の経験
ExcelなどのPCスキル
経費精算システム（例：Concur）の使用経験
社内外との円滑なコミュニケーション能力
変化の早い環境で複数業務を管理できる能力
Preferred Qualifications
Experience supporting multinational teams
Knowledge of compliance or regulatory processes
Experience coordinating events or large meetings
歓迎要件：
外資系・多国籍環境での業務経験
コンプライアンス関連の知識・経験
イベント運営や大規模会議のサポート経験
Working Style
Office-based with flexibility depending on events
Overtime may be required during peak periods
働き方：
基本はオフィス勤務（イベントに応じて柔軟対応）
繁忙期やイベント時に残業の可能性あり