Business Operations Associate

勤務地 東京都
業界・業種 人事・事務・秘書
契約タイプ Permanent
給料 Negotiable
参照番号 52595

Job Description｜求人情報

Position｜ポジション: Business Operations Associate
Department｜部署: Sales / Business Operations
Location｜勤務地: Tokyo, Japan｜東京都
Type｜雇用形態: Full-time｜正社員
Travel Requirement｜出張: 約10%（国内）

Purpose of the Role｜職務目的

This role requires comprehensive coordination of business operations in Japan, including communication with distributors, dealers, and internal departments. The position involves multitasking, project coordination, and acting as a point of contact for stakeholders inside and outside Japan.

本ポジションは、日本国内におけるビジネスオペレーションを幅広くコーディネートする役割を担います。販売代理店や社内部門との調整を行い、複数業務を並行して管理・遂行しながら、社内外のステークホルダーとの円滑なコミュニケーションを図ることが求められます。

Key Responsibilities｜主な業務内容

Order & Document Management｜受発注・文書管理

  • Purchase order and receiving management｜購買発注および受領の管理

  • Invoice submission and filing｜請求書提出および書類管理

  • Customer documentation (e.g., non-repairable certificates)｜顧客向け証明書発行

ERP & Finance Support｜ERP・財務サポート

  • Patient and product registration｜患者・製品登録

  • Pricing and TP registration｜価格・取引先登録

  • Weekly/monthly sales and inventory reporting｜売上・在庫レポート作成

  • Vendor/HCP payments and contract handling｜取引先・医療関係者への支払い・契約管理

Customer Service｜カスタマーサービス

  • Handle distributor and customer inquiries｜代理店・顧客からの問い合わせ対応

  • Basic troubleshooting and product knowledge support｜製品知識に基づく初期対応

  • Complaint handling and coordination with CS/RA/QA｜苦情対応、各部門との連携

  • Follow-up on delayed orders, certificates, validations｜納期遅延・証明書・検証のフォロー

Complaint & Return Management｜苦情・返品対応

  • RMA issuance and defective product returns｜RMA発行、製品返品処理

  • Ensure credit notes are issued｜返品製品に対するクレジット処理確認

General Administration｜一般事務

  • Facility/equipment inspection records｜設備・機器点検記録の管理

  • Mail and parcel handling｜郵便・荷物対応

  • Phone and email inquiries｜電話・メール対応

  • Datalogger data management｜データロガー管理

Required Qualifications｜必須要件

  • University degree｜大学卒業以上

  • 2+ years of office work experience (5 years preferred)｜事務経験2年以上（5年以上尚可）

  • Strong organizational and communication skills｜高い調整力・コミュニケーション能力

  • Proficiency in MS Office｜MS Officeスキル

  • Japanese: Native｜日本語：母国語レベル

  • English: Intermediate (Fluent preferred)｜英語：中級（流暢レベル尚可）

Preferred Skills｜歓迎スキル

  • Presentation and customer-facing skills｜プレゼンテーション・顧客対応スキル

  • Experience with ERP systems｜ERPシステム使用経験

  • Experience in complaint handling and customer service｜クレーム対応・CS経験

  • Marketing exposure or event participation｜マーケティング・展示会対応経験

What We Offer｜待遇・福利厚生

  • Competitive compensation package｜競争力のある給与体系

  • Social insurance coverage｜社会保険完備

  • Commuting allowance｜通勤手当支給

  • Opportunities for career growth in business operations｜ビジネスオペレーション分野でのキャリア成長機会