エグゼクティブアシスタント（1年間の契約）
所属部門：
国際部門
上司の役職：
ゼネラルマネージャー（商業オペレーション）
職務概要
ゼネラルマネージャーおよびリーダーシップチームの主要な窓口として、スケジュール管理や事務サポートを担当します。エグゼクティブアシスタントは、高い組織力と積極性を持ち、複雑な業務や複数のタスクを効率的に処理できることが求められます。優れたコミュニケーション能力と確かな事務経験が必要です。
主な業務内容
ゼネラルマネージャーの秘書業務
カレンダー管理、会議やアポイントの調整
依頼や連絡、電話対応の優先順位付けと処理
会議用資料やプレゼンテーションの作成
リーダーシップチームと社内外の関係者との情報連携
機密情報の取り扱いと厳格な守秘義務
出張手配（航空券、宿泊、交通手段、行程管理）、コスト効率の最適化
詳細な旅程表の作成と出張準備のサポート
行政業務やプロジェクト管理の補助
一般事務
書類管理、記録保持、オフィス整理
オフィスの安全衛生管理、緊急対応計画の遵守
旅行代理店とのベンダー管理
社内イベントや会議の準備支援
IT関連業務
オフィスマネージャー不在時のITタスクの調整・管理
求められる行動特性
責任感：スケジュール管理や業務遂行において明確な責任を持ち、約束を守る
効果的なコミュニケーション：情報を正確かつタイムリーに伝達し、関係者との信頼関係を構築
協働性：社内外の関係者と協力し、円滑な業務遂行を実現
実行力：優先順位を明確にし、計画的に業務を遂行
複雑性への対応力：多様な情報や課題を整理し、効果的な解決策を導く
知識・経験
学歴：情報技術、経営学、または関連分野の学士号
経験：オフィス管理・事務経験、ベンダー管理経験
語学：日本語ネイティブ、英語流暢（メール・会議対応）
その他情報
出張：最大20％程度
勤務形態：オンサイトまたはハイブリッド勤務（会社方針に準拠）
本職務は、業務内容や責任範囲が変更される場合があります。必要に応じて追加業務を担当することがあります。
Executive Assistant (One-Year Contract)
Division / Function:
International
Reporting To:
General Manager, Commercial Operations
Summary & Purpose
The Executive Assistant serves as the primary point of contact for the General Manager and Leadership Team, ensuring smooth scheduling and providing comprehensive administrative support. This role requires a highly organized and proactive individual with strong administrative experience, excellent communication skills, and the ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment.
Key Responsibilities
Support to General Manager
Manage the General Manager’s calendar, including scheduling meetings and appointments.
Prioritize and handle incoming requests, correspondence, and calls on behalf of the General Manager.
Prepare reports, presentations, and meeting documents.
Act as a communication link between the Leadership Team and internal/external stakeholders, ensuring timely and accurate information flow.
Handle confidential information with discretion.
Organize all aspects of travel for the General Manager and internal travelers, including flights, accommodations, transportation, and itineraries, ensuring compliance with travel policies and cost efficiency.
Prepare detailed travel itineraries and ensure readiness for trips.
Assist with administrative and project management tasks.
General Administration
Manage office administrative tasks such as filing, record-keeping, and organization.
Ensure compliance with health and safety regulations, including emergency response plans.
Oversee travel agency vendor management.
Coordinate company events and meetings in collaboration with relevant teams and agencies.
IT Coordination
Act as backup for the Office Manager in managing and coordinating IT-related requests and tasks.
Behavioral Competencies
Accountability: Takes ownership of tasks and ensures commitments are met.
Effective Communication: Communicates clearly and respectfully, builds trust, and conveys information accurately.
Collaboration: Works cooperatively with internal and external stakeholders to achieve shared objectives.
Execution Excellence: Plans and aligns tasks effectively, ensuring timely and high-quality delivery.
Complexity Management: Handles multiple priorities and resolves issues using logical and structured approaches.
Knowledge & Experience
Education: Bachelor’s degree in Information Technology, Business Administration, or a related field.
Experience: Proven experience in office management and administration; vendor management experience.
Languages: Native Japanese and fluent English (written and spoken).
Additional Information
Travel Requirements: Up to 20%.
Work Arrangement: On-site or hybrid (in line with company policy).
This role may evolve over time, and additional responsibilities may be assigned as needed. Employees are expected to adhere to company policies and demonstrate company values.