Job Summary:
As a Project Manager at our agency, you will manage all aspects of the team's projects, including planning, directing, and coordinating activities to ensure goals are met within prescribed time frames and budgets. Emphasis is placed on managing large-scale projects from start to finish in a collaborative environment. You will work closely with Account Managers, Content Creation Producers, and internal teams, including the Account, Creative, Strategy, PMO, and Tech Departments.
You work in parallel with Digital Project Manager on digital initiatives, coordinating broader project implications. This role requires assertive leadership and proactive problem-solving, with exposure to digital projects requiring coordination with Digital Producers.
Your primary goal is to ensure projects align with client objectives, are executed on time and within budget, and maintain high-quality standards. You will also be responsible for project structure, processes, and workflows, ultimately delivering successful projects and contributing to long-term client satisfaction.
You serve as the strategic oversight layer for large-scale projects, focusing on risk management, resource planning, and cross-functional coordination while allowing Producers to manage day-to-day execution.
You must confidently push back on unclear requests and independently resolve issues without needing follow-up.
Key Responsibilities
Strategic Oversight:
Manage project-level risks and dependencies across multiple workstreams
Coordinate between different producer tracks (Content, Digital) when projects span multiple disciplines
Provide escalation path for producers when issues impact broader project goals
Digital Project Coordination:
Oversee digital coordination of digital elements, managing budget tracking, timelines, and resource assignments while escalating budget decisions to Account Management
Partner with Digital Producers who maintain technical decision-making authority over implementation approaches
Facilitate business-technical communication and translate requirements between technical teams and stakeholders
Project Planning:
Own Entire Projects: Oversee the complete project lifecycle from initiation to completion, ensuring all aspects are managed effectively.
Define Project Plan: Develop a project plan including project objectives and goals, scope, milestones, deliverables, communication plan, RACI, risk management, quality standards - the project plan can be client facing and is always used internally.
SOW Development: Develop and document comprehensive Statements of Work (SOW) outlining project objectives, scope, deliverables, timelines, and budgets. All subject matter experts should be consulted in this process.
Master Schedule & Project Goals: Develop a roadmap and milestones to achieve project goals beyond the presented scope. All subject matter experts should be consulted in this process.
Scope Planning: Clarify the scope of the project by reducing the client's requested delivery dates and scope to realistic terms. All subject matter experts should be consulted in this process.
Resource Planning: Define the skill sets of personnel required for project execution and allocate personnel accordingly. All subject matter experts should be consulted in this process.
Production Scope, Budget and Schedule: Collaborate with subject matter experts (SME's) and Content Creation Producers to define project scope related to production aspects. Develop project budget based on scope and SME input while managing schedule constraints.
Project Management:
Internal Team Coordination: Facilitate clear communication and collaboration among internal teams to meet project objectives.
Quality Control: Ensure that all project deliverables meet quality standards by implementing appropriate quality control processes throughout the project lifecycle.
Project Budget Management: Monitor and report on overall project expenses against allocated budgets, making necessary adjustments to keep costs within agreed-upon limits.
Risk Management: Identify potential risks to project success and develop mitigation strategies to address them proactively.
Resource Management: Manage resources effectively by coordinating tasks among internal teams not directly involved in content production (e.g., strategy or media planning).
Schedule Management: Develop and monitor the overall project schedule, incorporating the Producer's detailed production schedule, ensuring alignment with all internal teams.
Post-Project Analysis: Conduct post-project evaluations to identify areas for improvement and implement lessons learned for future projects.
Deliverables Monitoring: Track and manage the completion of deliverables, ensuring they meet client requirements and agency standards.
Client Expectation Management: Set and manage expectations with clients throughout the project lifecycle to ensure satisfaction and alignment with project goals.
Qualifications:
Bachelor's degree in a related field; preferably PMI certified.
Minimum of 4-6 years project management experience.
Exposure to digital projects (websites, applications, digital campaigns) minimum 1 year.
Experience in working with an international team
A high level of comfort with managing multiple projects
Logical thinking, the ability to see big picture while managing every detail
Ability to offer creative solutions to complex problems and translate options into implementable solutions
Knowledge of creative production processes, web development and content development strongly preferred
Understanding of digital workflow tools and how they interact/support agency process
Understand the usage of different design software (not technically) such as Figma and html5 will be an added advantage
OS Platform agnostic, proficiency in the Microsoft 365 suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, Project and Project Online), Atlassian Jira & Confluence and database management software.
Excellent financial and commercial skills
Solutions-oriented and resourceful. Accountable, independent, and mindful of others. A positive attitude and a collaborative personality.
Assertive leadership with ability to push back on unrealistic requests when necessary.
Highly self-disciplined and accountable with independent decision-making capabilities.
Have a strong sense of curiosity, ability to learn and adapt, excellent judgement and willingness to collaborate.
N2 level Japanese, Business-level English (TOEIC over 800 for reporting to global clients and participating in online meetings)
Preferred
Basic Automobile technical knowledge is profitable
Operational work
Web development project experience is a plus.
Job Summary:
当エージェンシーでは、プロジェクト・マネージャーはチームのプロジェクト全般を管理し、所定の期間と予算内で目標が達成されるよう活動の計画、指揮、調整を行います。協力的な環境で、大規模なプロジェクトを最初から最後まで管理することに重点を置いています。アカウントマネージャー、コンテンツ制作プロデューサー、およびアカウントサービス、クリエイティブ、ストラテジー、PMO、技術部門などの社内チームと密接に連携します。
デジタル・プロジェクト・マネージャーと並行してデジタル・イニシアチブを推進し、より広範なプロジェクトの影響を調整します。この役割では、積極的なリーダーシップと積極的な問題解決が求められ、デジタル・プロデューサーとの調整が必要なデジタル・プロジェクトにも携わります。
主な目標は、プロジェクトがクライアントの目標に沿い、予算内で期限内に実行され、高品質な基準を維持することです。また、プロジェクトの構成、プロセス、ワークフローにも責任を持ち、最終的にプロジェクトを成功に導き、長期的な顧客満足に貢献します。
大規模プロジェクトの戦略的監督層として、リスク管理、リソースプランニング、部門横断的な調整に注力する一方、プロデューサーが日々の実行を管理できるようにします。
また、不明確な要望に対して自信を持って反論し、自主的に問題を解決することが求められます。
Key Responsibilities
戦略的な管理:
複数の作業工程にまたがるプロジェクト単位のリスクと依存関係を管理
プロジェクトが複数の分野にまたがる場合、異なるプロデューサー担当（コンテンツ、デジタル）間の調整
問題がより広範なプロジェクトゴールに影響する場合、プロデューサーに状況をエスカレーションする道筋を提供
デジタルプロジェクトの調整：
予算の判断をアカウントマネジメントに報告しながら予算の進捗管理、タイムライン、リソースの割り当てを行い、デジタル要素を含めた全体の調整を行う。
実行手法に関する技術的な決定権を持つデジタルプロデューサーと連携する。
技術チームとステークホルダー間のビジネスと技術コミュニケーションを促進し、要件を伝達する。
プロジェクト計画:
プロジェクト全体を管理する：
プロジェクトの開始から完了までのライフサイクル全体を監督し、すべての側面が効果的に管理されるようにします。
プロジェクト計画を定義する：
プロジェクトの目的・目標、スコープ、マイルストーン、成果物、コミュニケーション計画、RACI、リスク管理、品質基準などを含むプロジェクト計画を策定する。
SOW作成：
プロジェクトの目的、スコープ、成果物、タイムライン、予算を概説する包括的な作業記述書（SOW）を作成し、文書化する。このプロセスでは、すべての担当である専門メンバーに相談すべきである。
マスタースケジュールとプロジェクト目標：
提示されたスコープ以上のプロジェクト目標を達成するためのロードマップとマイルストーンを作成する。このプロセスでは、すべての担当である専門メンバーに相談すべきである。
スコープ・プランニング：
クライアントが要求する納期やスコープを実現可能な条件まで落とし込むことで、プロジェクトのスコープを明確にする。このプロセスでは、すべての主題専門家に相談する。
リソースプランニング：
プロジェクト遂行に必要な人員のスキルセットを定義し、それに応じて人員を割り当てる。このプロセスでは、すべての担当である専門メンバーに相談すべきである。
制作範囲、予算、スケジュール：
担当である専門メンバー、およびコンテンツ制作プロデューサーと協力し、制作面に関連するプロジェクト範囲を定義する。スケジュールの制約を管理しながら、スコープと担当である専門メンバーの意見に基づいてプロジェクト予算を策定する。
プロジェクト管理：
社内チームの調整：
プロジェクト目標を達成するために、社内チーム間の明確なコミュニケーションとコラボレーションを促進する。
品質管理：
プロジェクトの全期間を通じて適切な品質管理プロセスを実施することにより、すべてのプロジェクト成果物が品質基準を満たしていることを確認する。
プロジェクト予算管理：
割り当てられた予算に対し、プロジェクト全体の費用を監視・報告し、必要な調整を行い、合意された範囲内に費用を抑える。
リスク管理：
プロジェクトの成功に対する潜在的なリスクを特定し、緩和策を策定して積極的に対処する。
リソース管理：
コンテンツ制作に直接関与しない社内チーム（ストラテジーやメディアプランニングメンバーなど）の作業を調整し、リソースを効果的に管理する。
プロジェクト後の分析：
プロジェクト後にプロジェクトの評価を実施し、改善点を特定し、今後のプロジェクトに教訓を反映させる。
成果物のモニタリング：
成果物の完成度を追跡・管理し、クライアントの要件とエージェンシーの基準を満たすようにする。
クライアントの要望管理：
プロジェクトのライフサイクルを通じてクライアントとの期待値を設定、管理し、満足度とプロジェクト目標との整合性を確保する。
Qualifications:
関連分野の大学学部卒業、できればPMI認定者。
プロジェクトマネジメント経験4～6年以上。
デジタルプロジェクト（ウェブサイト、アプリケーション、デジタルキャンペーン）に1年以上携わった経験。
インターナショナルなチームでの業務経験
複数のプロジェクトを管理することに抵抗がないこと
論理的思考、細部まで管理しながら全体像を把握する能力
複雑な問題に対してクリエイティブな解決策を提示し、実行可能な解決に導ける能力
クリエイティブな制作プロセス、ウェブ開発、コンテンツ開発に関する知識があることは必須
デジタルワークフローツールと、それらがエージェンシー業務プロセスとどのように相互作用／サポートするかを理解していること
Figma や html5 など、（技術的なことではなく）さまざまなデザインソフトウェアの使用法を理解していることはなお良い
OSプラットフォームにとらわれず、Microsoft 365スイート（Word、Excel、PowerPoint、Teams、SharePoint、Project、Project Online）、Atlassian Jira & Confluence、データベース管理ソフトウェアに習熟していること。
優れた財務およびビジネススキル
ソリューション志向で臨機応変に対応できる。責任感があり、独立心が強く、他人を思いやることができる。前向きな姿勢と協調性のある性格。
必要に応じ非現実的な要求を突き返すことができる積極的なリーダーシップ。
高い自己管理能力と責任感を持ち、自主的な意思決定ができる。
好奇心が旺盛で、学習適応能力があり、判断力に優れ、共同作業を厭わない。
N2レベルの日本語力、ビジネスレベルの英語力（グローバルクライアントへの報告やオンラインミーティングに参加するため、TOEIC800点以上）。
Preferred
基本的な自動車技術の知識があれば尚可
運用業務
Web開発プロジェクト経験があれば尚可。